Dentro do Claviculário você deve prezar pela organização já que nessa quantidade de chaves é fácil não saber qual chave é do que. Para organizar as chaves são bastante utilizados os chaveiros com identificação que são feitos de plástico e tem uma etiqueta interna. Outra maneira de organizá-los ainda é usar as cores, ele tem diversas cores e você pode utilizar as cores para facilitar ainda mais a identificação.
Vamos a um exemplo você vai usar seu claviculário para guardar as chaves do seu hotel, você pode usar as cores para separar setores. Chaves de quartos de cada andar tem uma cor, chaves da área de serviço outra e assim por diante.
Estacionamento também podem usar o sistema de cores para separar zonas dentro do estacionamento, zona Sul de uma cor, norte de outras ou por número de box, do 0 a 10 de uma cor, 11 a 21 e assim por diante.
Se as chaves são de ambientes fixos, ou seja, que não são trocadas. Utilize as etiquetas para colocar todas as informações importantes, como nome do responsável, número do quarto ou outras coisas.
Esse tipo de organização ajuda na organização e evita que a pessoa que precisa da chave perca tempo procurando ou tentando “adivinhar” para que server aquela chave.
Se essas chaves têm um volume muito grande de acesso, uma outra opção é fazer um relatório para saber quem retirou cada chave, não precisa ser uma coisa muito específica. Apenas com o nome de quem retirou, data e horário da retirada, data e horário da devolução e assinatura. Com essas informações já é possível fazer um controle, caso alguém precise de uma chave e não saiba onde encontrar.